待辦清單的首要任務是幫助我們整理心智，在眾多的選擇中，優先認出當下最該先執行的事項， 而不會被一堆的事項搞到非常憂慮，什麼都想做卻什麼都做不好，甚至是都沒有開始做。

這篇文章將簡單分享我認為待辦清單系統應該具有哪些原則，什麼是Kanban， 以及我如何使用Notion，來打造自己的Kanban based的待辦清單系統，Let’s go！

三大待辦清單原則

市面上的待辦事項系統玲瑯滿目，有沒有一些基本的原則是我們可以把握的呢？以下為大家簡單總結出三項原則：

• 要有截止日期: 沒有截止日期，沒有急迫性，大家就是會拖，懶就是人的天性，我想不用多說什麼，大家應該多少都能感同身受吧😂

• 清單不能太長: 選項太多也會導致不知道要選哪一項任務來進行，也就是決策癱瘓，就算費力地做了選擇，也會導致決策疲勞， 耗費了許多能量在決策上。

• 與目標連結: 要知道為什麼要做每項任務，它必須可以幫助你達成某項目標，否則做了很多事，很可能只是在瞎忙。

關於待辦清單的原則，想看更詳盡的解釋，可以參考我之前寫過的一篇文章:

掌握這3個原則，打造出最適合自己的代辦清單系統

Kanban是什麼

Kanban緣起於Toyota的生產管理系統，看起來就像是下圖這樣:

主要組成有欄(column)、列、卡片(card)、WIP limit，每張卡片即是一項任務， 可以將相關的任務放在同一欄，也可以使用顏色分類，並在每一列區分出未開始、進行中及完成， 而進行中的任務數量會有一個上限，也就是WIP limit(Work in Progress Limit)。

組成

• Cards: 每一張卡片即代表一個任務事項。
• Columns: Kanban最明顯的特徵就是有著不同狀態的直欄: 未開始、進行中及完成， 藉著將卡片移動來移動去以及視覺化，能夠對當前的進度及狀態一目瞭然。
• WIP limit: 而對於進行中的那一欄，有一個卡片的數量上限限制，可以避免我們任務越積越多， 並且首先專注於最重要的幾件事上。

好處

• 視覺化: 對於所以進行中及未開始的能夠一目瞭然，如果是一個團隊， 成員間也能迅速地同步所有任務事項的狀態。
• 決定優先事項: 每個當下只需專注於進行中的事項，把他們做完之前，不需要擔心其他的事， 可以減少心智負擔，也不用擔心是否會忘掉其他任務，因為你有把它們寫在未開始的那欄。

使用Notion來實作

最後也是最重要的，將利用Notion這套軟體，來打造自己的Kanban， 並且可以符合上述說的三個原則: 有截止日期、不能太長、與目標連結。

原本的Kanban系統因為有WIP limit的關係，有符合清單不能太長的原則， 但缺少了截止日期及與特定目標連結， 接下來我將一步一步地示範如何利用Notion， 來完善我們Kanban待辦清單系統！

建立表格

首先第一步，新增一個頁面，並且選擇Table。

接著系統會要你選擇資料來源，這邊就選New database。

新增欄位

現在需要來定義我們的資料庫裡需要的欄位了，這邊我們是會需要名稱、任務狀態、截至日期、目標或專案。

1. 狀態(Status): 為一個單選欄，主要的狀態就分為未開始、進行中、已完成，可以取用自己喜歡的名字， 也可以有更多的狀態，這邊最主要的目的就是區分出進行中的任務。

2. 目標或專案(Project): 每個任務會有附屬於一個目標或是專案之下，記錄下來，可以知道為什麼要做這個任務， 當事項太多時，也可以利用這個欄位來做篩選。

3. 截止日期或時間區間(Deadline): 加上截止日期，為自己增加急迫性，否則就很容易一拖再拖， 後續也會利用這個欄位來建立timeline的視覺畫圖表，有利於我們使用截止日期來決定哪些任務應該趕快開始進行。

新增Board view

建立好資料後，就可以使用board view的功能，按照下圖的步驟，來使得系統像一個看板拉！

完成後，就可以在板上將任務拖拉移動來更改狀態，可以依照個人習慣的不同，每天或每個禮拜， 決定好要先專注於哪些任務。

新增Timeline view

再新增一個timeline view，步驟如下圖:

可以看到紅線的位置就是當天，有了這張圖表，就可以一目瞭然的看出， 哪些任務已經快可以開始或是截止日期已經逼近了，可以據此來調整你的優先事項唷！

總結

今天簡單地分享了好的待辦清單系統應該要具有的原則: 截止日期、不能太長、與目標連結， 也認識了一個常見於敏捷開發團隊的系統: 看板(Kanban)，最後使用了Notion來實作。

祝大家生產力高高，每天都可以順利地往自己的目標邁進！ 掰掰～👋