這篇文章將探討為何要使用待辦清單系統，有哪些基本的原則，並分析現存各種待辦清單系統的優缺點， 了解他們分別滿足及不滿足哪些原則，好讓我們可以應用這些原則，設計最適合你自己的待辦清單系統。

為何要使用待辦清單

決定優先順序

決定好每時每刻，當下應該要應該要專注的事，就是待辦事項系統是最大的價值。

待辦事項的目標並不是要讓你完成更多的事，也不是要你把所有的項目都上上去， 然後專心於把全部都打上勾勾，而是讓我們知道該優先做哪些任務，專注於高價值的事！

幫助達成目標

並不是所有的事都值得要去做，當有一件事項出現時，不管他是自己想到的還是別人的要求的， 知道為什麼要做它是很重要的，它必須符合公司的目標、團隊的目標或者是自己的目標。

每個事項都是用來幫助你達成某個目標才是有意義的，否則就容易陷入很忙卻是在瞎忙的狀態！

減輕壓力

將待辦事項寫下來，能夠使它不在縈繞於腦海之中。或許你也有過這樣的經驗， 要做的事情很多，心心念念擔心著未完成的事，結果睡不著甚至做惡夢。

將待辦事項寫下來，並決定好優先順序，就能一次專注於當下的工作， 也不用擔心會忘記其他的事項，並隨著事項一個一個的完成， 感到一步步朝著目標前進的信心，就能夠減輕許多的心理壓力。

三個大原則

待辦事項系統玲瑯滿目，有沒有一些基本的原則是我們可以把握的呢？以下為大家簡單總結出三個原則：

• 清單必須要有截止日期
• 清單不能太長
• 每項任務要有背景，並與特別目標連結

要有截止日期

如果沒有截止日期，它就只是一個願望清單，缺少了急迫性，就像信用卡帳單、稅單一樣，你會拖到最後一刻才去繳費。

Parkinson’s Law：Work expands so as to fill the time available for its completion.

帕金森定律: 工作總會填滿它可用的完成時間，給你八個小時的時間完成一項任務，你就會花八個小時把它完成； 如果你小孩生病了，必須在兩個小時之後離開公司，那你就會神奇地在兩個小時內完成工作！

清單不能太長

面對一份落落長的清單及太多的選擇，會使得我們決策癱瘓，選擇太多造成難以做出選擇進而行動， 就算我們真的成功地做了一連串的抉擇，也耗費了許多心智能量，造成決策疲勞。

做決定跟意志力是一樣的，他們是有限的心智資源，所以可以看到許多成大事的人， 都會避免自己在小地方上需要做選擇，比如賈伯斯跟祖克柏每天都穿一樣的衣服， 艾因斯坦也是一樣的灰西裝一直穿。

並且太長的清單，也會使你覺得有一堆未完成事項而感到沮喪。

有哪些方法可以幫助清單不要太長呢？

• 區隔出當前任務及未來任務
• 篩選: 可以在兩分鐘之內做完的事，就直接做完，跟達成目標願景無關的事，也不值得寫下來去做。
• 分類: 可以依據目標、專案、時間、地點任何你想要的方式分類，每一類的清單就不會太長。

與特定目標連結

任務間要有關聯，要知道情境也就是為什麼要做這項任務，必須要有目標， 再將目標拆解出許多小的、可以行動的事項，這些事項才是真正重要的！

要如何將目標拆解出任務可以參考S.M.A.R.T原則，由管理學大師彼得‧杜拉克(Peter Drucker)提出， 分別為Specific（明確的）、Measurable（可衡量的）、Achievable（可達成的）、 Relevant（相關的）和Time-bound（有時限的）。

有哪些待辦清單系統

全包式清單

只要任務一出現，一想到什麼就全部寫下來

• 好處: 減輕大腦負擔，將未完成任務寫下來，就能卸除它們佔用你的大腦。
• 缺點: 全部的任務寫在一起，使得清單太長難以從中做出選擇，沒有截止日期、也無法跟目標關聯。

任務 + 開始日期 + 截止日期

除了記下任務之外，為每項任務加上開始及截止時間

• 好處: 有了截止日期才有急迫性，不會落入帕金森定律的陷阱裡；並且可依日期來決定的優先事項。
• 缺點: 沒有每項任務的情境、分類，以及跟目標的關聯。

總工作清單 + 每日工作清單

就像《子彈筆記》裡的基本元素， Future Log、Monthly Log及Daily Log，將未來清單與近期或每日清單分開。

• 好處: 跟全包式清單一樣可以做到大腦傾存，區隔當前與未來任務，就能有份較短的優先清單。
• 缺點: 沒有情境分類跟目標關聯、跟截止日期。

專案清單

依照專案分項，將隸屬於同一份專案的待辦事項寫於同一份清單之中。

比如說你今年的目標專案有出書、整修房子、夏威夷旅遊等等…在整修房子裡的待辦事項可能就會像這樣:

• 聯絡設計師
• 進行諮詢，風格、需求定調
• 購買DIY地板材料
• 地板施工
• 購買DIY牆壁材料
• 牆壁施工
• 購買傢俱
• 組裝傢俱

• 軟裝擺設

• 好處: 每個任務之間都有關聯，並且是為特定目標前進，而每個專案的清單也不會太長。
• 缺點: 沒有截止日期。

看板(Kanban)

Kanban緣起於Toyota的生產管理系統，看起來就像是下圖這樣:

主要組成有欄、列、卡片、WIP limit，每張卡片即是一項任務，可以將相關的任務放在同一欄 ，並區分出未開始、進行中及完成等列，而進行中的任務數量會有一個上限。

• 好處: 有區分出總任務及當前任務清單，WIP limit(work in progress limit)可以定義出一個不會太長的優先事項。
• 缺點: 沒有截止日期。

結論

綜合以上的幾點原則，有下列這些要點是我們可以行動的:

1. 區隔當前與未來任務
2. 知道任務的背景及原因，對目標有貢獻
3. 把專案拆成多項單獨任務
4. 加上截止日期
5. 當前任務數量限制

以上的內容為《一流工作者都在用的待辦清單》的節錄。

掌握核心的原則，才能根據每個人不同的情況去做變化，依照自己的需求，就設計出最適合自己的系統！

而我自己是如何利用這些原則， 並搭配工具Notion來打造自己的Kanban based的待辦系統， 可以參考我的另一篇文章:

• 如何使用Notion打造Kanban based的待辦清單

感謝您的閱讀～希望以上內容對大家有所幫助，並祝福大家都可以朝自己想要的生活前進！掰掰～👋