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掌握這3個原則,打造出最適合自己的代辦清單系統

這篇文章將探討為何要使用待辦清單系統,有哪些基本的原則,並分析現存各種待辦清單系統的優缺點, 了解他們分別滿足及不滿足哪些原則,好讓我們可以應用這些原則,設計最適合你自己的待辦清單系統。

為何要使用待辦清單

why should we use todo list system

決定優先順序

決定好每時每刻,當下應該要應該要專注的事,就是待辦事項系統是最大的價值。

待辦事項的目標並不是要讓你完成更多的事,也不是要你把所有的項目都上上去, 然後專心於把全部都打上勾勾,而是讓我們知道該優先做哪些任務,專注於高價值的事!

幫助達成目標

並不是所有的事都值得要去做,當有一件事項出現時,不管他是自己想到的還是別人的要求的, 知道為什麼要做它是很重要的,它必須符合公司的目標、團隊的目標或者是自己的目標。

每個事項都是用來幫助你達成某個目標才是有意義的,否則就容易陷入很忙卻是在瞎忙的狀態!

減輕壓力

將待辦事項寫下來,能夠使它不在縈繞於腦海之中。或許你也有過這樣的經驗, 要做的事情很多,心心念念擔心著未完成的事,結果睡不著甚至做惡夢。

將待辦事項寫下來,並決定好優先順序,就能一次專注於當下的工作, 也不用擔心會忘記其他的事項,並隨著事項一個一個的完成, 感到一步步朝著目標前進的信心,就能夠減輕許多的心理壓力。

三個大原則

待辦事項系統玲瑯滿目,有沒有一些基本的原則是我們可以把握的呢?以下為大家簡單總結出三個原則:

  • 清單必須要有截止日期
  • 清單不能太長
  • 每項任務要有背景,並與特別目標連結

todo list system principles

要有截止日期

如果沒有截止日期,它就只是一個願望清單,缺少了急迫性,就像信用卡帳單、稅單一樣,你會拖到最後一刻才去繳費。

Parkinson’s Law:Work expands so as to fill the time available for its completion.

帕金森定律: 工作總會填滿它可用的完成時間,給你八個小時的時間完成一項任務,你就會花八個小時把它完成; 如果你小孩生病了,必須在兩個小時之後離開公司,那你就會神奇地在兩個小時內完成工作!

清單不能太長

面對一份落落長的清單及太多的選擇,會使得我們決策癱瘓,選擇太多造成難以做出選擇進而行動, 就算我們真的成功地做了一連串的抉擇,也耗費了許多心智能量,造成決策疲勞

做決定跟意志力是一樣的,他們是有限的心智資源,所以可以看到許多成大事的人, 都會避免自己在小地方上需要做選擇,比如賈伯斯跟祖克柏每天都穿一樣的衣服, 艾因斯坦也是一樣的灰西裝一直穿。

並且太長的清單,也會使你覺得有一堆未完成事項而感到沮喪。

有哪些方法可以幫助清單不要太長呢?

  • 區隔出當前任務及未來任務
  • 篩選: 可以在兩分鐘之內做完的事,就直接做完,跟達成目標願景無關的事,也不值得寫下來去做。
  • 分類: 可以依據目標、專案、時間、地點任何你想要的方式分類,每一類的清單就不會太長。

與特定目標連結

任務間要有關聯,要知道情境也就是為什麼要做這項任務,必須要有目標, 再將目標拆解出許多小的、可以行動的事項,這些事項才是真正重要的!

要如何將目標拆解出任務可以參考S.M.A.R.T原則,由管理學大師彼得‧杜拉克(Peter Drucker)提出, 分別為Specific(明確的)、Measurable(可衡量的)、Achievable(可達成的)、 Relevant(相關的)和Time-bound(有時限的)。

有哪些待辦清單系統

待辦清單系統優缺點

全包式清單

只要任務一出現,一想到什麼就全部寫下來

  • 好處: 減輕大腦負擔,將未完成任務寫下來,就能卸除它們佔用你的大腦。
  • 缺點: 全部的任務寫在一起,使得清單太長難以從中做出選擇,沒有截止日期、也無法跟目標關聯。

任務 + 開始日期 + 截止日期

除了記下任務之外,為每項任務加上開始及截止時間

  • 好處: 有了截止日期才有急迫性,不會落入帕金森定律的陷阱裡;並且可依日期來決定的優先事項。
  • 缺點: 沒有每項任務的情境、分類,以及跟目標的關聯。

總工作清單 + 每日工作清單

就像《子彈筆記》裡的基本元素, Future Log、Monthly Log及Daily Log,將未來清單與近期或每日清單分開。

  • 好處: 跟全包式清單一樣可以做到大腦傾存,區隔當前與未來任務,就能有份較短的優先清單。
  • 缺點: 沒有情境分類跟目標關聯、跟截止日期。

專案清單

依照專案分項,將隸屬於同一份專案的待辦事項寫於同一份清單之中。

比如說你今年的目標專案有出書、整修房子、夏威夷旅遊等等…在整修房子裡的待辦事項可能就會像這樣:

  • 聯絡設計師
  • 進行諮詢,風格、需求定調
  • 購買DIY地板材料
  • 地板施工
  • 購買DIY牆壁材料
  • 牆壁施工
  • 購買傢俱
  • 組裝傢俱
  • 軟裝擺設

  • 好處: 每個任務之間都有關聯,並且是為特定目標前進,而每個專案的清單也不會太長。
  • 缺點: 沒有截止日期。

看板(Kanban)

Kanban緣起於Toyota的生產管理系統,看起來就像是下圖這樣:

看板系統

主要組成有欄、列、卡片、WIP limit,每張卡片即是一項任務,可以將相關的任務放在同一欄 ,並區分出未開始進行中完成等列,而進行中的任務數量會有一個上限。

  • 好處: 有區分出總任務及當前任務清單,WIP limit(work in progress limit)可以定義出一個不會太長的優先事項。
  • 缺點: 沒有截止日期。

結論

綜合以上的幾點原則,有下列這些要點是我們可以行動的:

  1. 區隔當前與未來任務
  2. 知道任務的背景及原因,對目標有貢獻
  3. 把專案拆成多項單獨任務
  4. 加上截止日期
  5. 當前任務數量限制

以上的內容為《一流工作者都在用的待辦清單》的節錄。

book: To-Do List Formula: A Stress-Free Guide To Creating To-Do Lists That Work!

掌握核心的原則,才能根據每個人不同的情況去做變化,依照自己的需求,就設計出最適合自己的系統!

而我自己是如何利用這些原則, 並搭配工具Notion來打造自己的Kanban based的待辦系統, 可以參考我的另一篇文章:

  • 我如何使用Notion打造Kanban based的待辦清單(TODO)

感謝您的閱讀~希望以上內容對大家有所幫助,並祝福大家都可以朝自己想要的生活前進!掰掰~👋

This post is licensed under CC BY 4.0 by the author.

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